Förändringen blev succé

Publicerad 2014-10-16

De lämnade det kända och beprövade för en ny, helt outforskad värld. Vasakronan vågade ta klivet in i framtiden och fick det att fungera.
– Vi gjorde förändringen för att vi trodde på den och för att testa åt våra kunder. Vi måste veta vad vi pratar om när marknaden är nyfiken på framtidens kontor, säger Marcus Ehrenfried.

Vasakronan, aktivitetsbaserat kontor


Inbjudande soffor på stora, färglada mattor är det första som möter kunder och besökare. Vasakronans huvudkontor i centrala Stockholm ser vid första anblick mer ut som ett designhotell än ett kontor.
    

Marcus Ehrenfried
Marcus Ehrenfried

Och receptionen – som också är ett café – för knappast tankarna närmare företagets faktiska sysselsättning. Men även om den hypermoderna arbetsplatsen är lekfullt inredd är den skapad med en tydlig tanke och ett klart mål.
    
– Processen började nog egentligen redan när AP Fastigheter köpte Vasakronan och två företagskulturer skulle bli en. Som kontorshyresvärd visste vi ju bättre än de flesta vilken viktig pusselbit den fysiska miljön faktiskt är. Vi ville ha lokaler som ökade möjligheterna till samverkan och integration mellan både medarbetare och avdelningar, säger Marcus Ehrenfried, projektledare på Vasakronan, med ansvar för digital kommunikation.
    

Aktivitetsbaserat kontor

Lösningen blev ett aktivitetsbaserat kontor utan fasta platser, men med en rad olika arbetsmiljöer att välja mellan för att passa olika typer av arbetsuppgifter.
    
– Man jobbar där det passar bäst, helt enkelt. Ibland tar man en plats när man kommer på morgonen och jobbar där hela dagen. Ibland byter man flera gånger under en och samma dag.
    

Mötesbokning, Vasakronan, aktivitetsbaserat kontor
Smarta bokningssystem finns vid varje mötesrum.


Resan från ett traditionellt kontor till ett friare arbetssätt i en annorlunda miljö kunde ha varit både mödosam och svår. Men det blev den inte. Den gick ganska lätt för de allra flesta.
    
– Klart det var en omställning, men vi hade många informationstillfällen och gemensamma workshops under resans gång, vilket gjorde att vi kunde förbereda oss och ställa om på ett bra sätt.
    

Gäster kan ta en espresso i receptionen.


    

Börjar nya resor

Den 1 december 2012 stod Vasakronans nya, smarta arbetsplats klar – men resan och utvecklingen har fortsatt vidare sedan dess.
    
– Vi har lärt oss, skruvat lite och gjort förändringar på arbetsplatsen under resans gång. Och vi lär oss fortfarande, så det lär nog bli fler förändringar i framtiden. Ett kontor är ju, i likhet med en organisation, inte något statiskt som blir helt färdigt. Behoven förändras ju hela tiden, liksom de tekniska möjligheterna.
    
Nu tar Vasakronan konceptet vidare och låter sina region- och satellitkontor göra kontorsrevolution – utan att kopiera huvudkontoret rakt av.
    
– Vi ska självklart dra nytta av de erfarenheter vi har samlat på oss, men varje kontor får göra sin egen resa. Då kan vi addera betydligt fler erfarenheter än om alla skulle göra en kopia av Klara Zenit. Vår affär och det vi säljer är ju till stor del kontorslokaler, så det klart att vi vill bygga upp en så stor kunskapsbank som möjligt – och även kunna visa riktiga aktivitetsbaserade lokaler för nyfikna kunder och prospects. Att bara prata om framtidens kontor blir inte trovärdigt.
    
Resor från det traditionella kontorettill nya, smarta arbetsplatser.
    

Vasakronan, aktivitetsbaserat kontor
"Torget" är kontorets hjärta. Här finns plats för att arbeta och äta.


    

Marcus Ehrenfried om:

    

Det bästa med en aktivitetsbaserad arbetsplats:

– Att alla själva kan välja den miljö och plats som passar bäst för det arbete som ska utföras och jobba där det känns bäst för dagen. Ska jag jobba väldigt koncentrerat och inte vill bli störd är det exempelvis toppen att ha en tyst zon med stenhårda tystnadsregler.
    

Vad som varit den största utmaningen:

– Den största utmaningen för mig har nog varit att inte kunna lyfta blicken och fråga mina närmaste kollegor något, eftersom de inte alltid sitter i min närhet. Vi har dock tagit fram en mobilapp som visar var på kontoret kollegorna befinner sig. Vi har även en bra chattfunktion.
    

Plus och minus:

– Man vinner både flexibilitet och effektivitet när man kan välja arbetsmiljö efter arbetsuppgifterna för dagen. Det är också lättare att bygga den stora gemenskapen på företaget. Det man måste jobba med på andra sätt än tidigare är teamkänslan och teamsamarbetet, när man inte längre sitter tillsammans i sina team eller avdelningar..
    

A och O:

– Vårt flexibla arbetssätt skulle inte fungera om vi inte hade smarta och mobila it-lösningar. Det är definitivt en grundförutsättning.
    

Dela